Wissen sichern: Ein wichtiger Mitarbeiter fällt aus, wie geht’s weiter ?!

Dein bester Projektleiter fällt aus – und mit ihm das gesamte Wissen zur Großbaustelle. Wie du dein Unternehmen krisensicher machst, ohne dicke Handbücher.

Was passiert, wenn morgen dein wichtigster Mitarbeiter plötzlich ausfällt? Für viele Handwerksunternehmen beginnt das eigentliche Problem erst danach: Wertvolles Wissen steckt in den Köpfen einzelner Mitarbeiter – und genau dieses Wissen fehlt plötzlich im Alltag. In dieser Folge geht es darum, wie du Wissen sichern kannst, bevor daraus ein teures Unternehmensrisiko wird.

Du erfährst, warum Erfahrungswissen oft wertvoller ist als jede Dokumentation, weshalb klassische Handbücher und Prozessordner selten funktionieren und warum Wissensmanagement im Handwerk vor allem aus den richtigen Gewohnheiten besteht. Außerdem sprechen wir darüber, warum ganze Generationen erfahrener Meister und Gesellen in den nächsten Jahren ausscheiden und welche Folgen das für Handwerksbetriebe hat.

Ich zeige dir fünf konkrete Maßnahmen, mit denen Wissen dauerhaft im Unternehmen bleibt – von klaren Verantwortlichkeiten über Mentorenmodelle bis hin zu einfachen Routinen, die Wissen Schritt für Schritt für alle verfügbar machen. So reduzierst du die Abhängigkeit von einzelnen Personen und sorgst dafür, dass dein Betrieb auch dann handlungsfähig bleibt, wenn wichtige Mitarbeiter ausfallen oder das Unternehmen verlassen.

Bauimpulse – Für Bau- & Handwerksunternehmer ist der Podcast für Unternehmer, die die Digitalisierung im Handwerk praxisnah voranbringen möchten. Im Mittelpunkt stehen digitale Prozesse im Handwerk, Baustellendokumentation, Wissensmanagement, Zusammenarbeit zwischen Büro und Baustelle sowie der Einsatz digitaler Werkzeuge, damit Informationen dauerhaft im Unternehmen bleiben. Gastgeber Achim Maisenbacher – Gründer von MemoMeister – zeigt jede Woche anhand praktischer Beispiele, wie Handwerksbetriebe einfacher, strukturierter und erfolgreicher arbeiten.

Speaker 0: Es ist Samstag Nachmittag, es ist alles erledigt.

Speaker 0: Du hast alles erletigt!

Speaker 0: Du hast sogar für deine Familie eingekauft in Klammer weil du auch was fürs Grillen einkaufen wolltest denn diese Grill steht bereit das Wochenende kann kommen.

Speaker 0: und dann kommt diese eine komische Nachricht über WhatsApp von deinem besten Projektleiter Chef.

Speaker 0: wir haben ein Problem Punkt Punkt Punkt.

Speaker 0: Man hüpft zu dieser Stift und dann kommt der Kollege schreibt, der Kollege geschreibt.

Speaker 0: Und du denkst so fast zur Hölle hat er von Problemen.

Speaker 0: Der war im Urlaub.

Speaker 0: Er ist Mountain-Kart gefahren in den österreichischen Alpen.

Speaker 0: Und er ist ziemlich dumm hingefallen.

Speaker 0: Er hatte einen mehrfachen Bruch und fällt mindestens acht Wochen aus.

Speaker 0: Und sofort radert es im Kopf los die Großbaustelle in der Innenstadt das Übergabegespräch am Freitag Der Subunternehmen mit dem Sonderteil vom Lieferanten, wer hat eigentlich das mit ihm besprochen?

Speaker 0: Und vorbei ist es mit Grillen und vorbei ist sie mit Chillen.

Speaker 0: Vieles von dem was eben im Kopf von diesen Mitarbeiter ist der ausm Urlaub wiederkommen wollte weiß eben nur er.

Speaker 0: die Gedanken alles des was da in seinem Kopf liegt jetzt im Krankenhaus.

Speaker 0: Darum geht's heute.

Speaker 0: manche Handwerksunternehmen arbeiten zu einer Situation Einigermaßen ruhig weiter und andere haben innerhalb weniger Tage teilweise sogar ein richtig existenzielles Problem.

Speaker 0: Drei Kernthelsen in der heutigen Folge Wissen sichern ist eine der wichtigsten Aufgaben für den Unternehmer.

Speaker 0: Erfahrungswissen, also implizites Wissen, intuitives Wissen – ich spreche mal auch noch drüber – ist oft einer der wertvollsten Schätze die man hat wenn wir gucken wie man sie heben kann.

Speaker 0: Die dritte These, Wissensmanagement im Handwerksunternehmen hat aber auch sowas von gar nichts mit irgendwelchen dicken Handbüchern zu tun.

Speaker 0: Mit Organikramm, mit Prozessorganisation ISO-NinthausendEins oder so was sondern mit dem Etablieren der richtigen Gewohnheiten im Alltag.

Speaker 0: Am Ende der heutigen Folge gebe ich dir fünf konkrete Maßnahmen damit das in deinem Unternehmen nicht mehr so sehr von einzelnen Personen abhängt, dass es reibungslos funktioniert und das wenn einer mal ausfällt, nicht die Hölle losbrücht.

Speaker 0: Es gibt eine Zahl, die wirklich, wenn man sie sich mal vor Augen führt... Nein, müssen wir mal gucken!

Speaker 0: Ist ein statistischer Mittelwert ja?

Speaker 0: Aber es gibt eine zahl, dies hat der Bundesverband für mittelständische Wirtschaft mal ausgerechnet Ein Ausfall eines Mitarbeiters im Unternehmen kostet im Schnitt wenn das Wissen von diesem Kollegen nicht gesichert wurde.

Speaker 0: Hallihallo und herzlich willkommen zu einer neuen Folge des Baumimpulzi-Podcasts, ich bin es wieder Achim Euer Host!

Speaker 0: Und der Podcast gilt wie immer für Gestalter anstatt Verwalter.

Speaker 0: heute eine Solo-Folge mit einem Thema, dass wie du das noch nicht erraten hast wir A sehr am Herz legt um B super wichtig ist nämlich Wie kriegen wir Wissen gesichert im Handwerksunternehmen?

Speaker 0: Es gibt eine zweite Story oder einen zweiten Blickwinkel neben der Grill- und Chillenstory, nämlich was passiert wenn ein Mitarbeiter kündigt.

Speaker 0: Kleine Geschichte!

Speaker 0: Du hast jemand in deinem Unternehmen jahrelang ausgebildet vom Azubi über den Gesellen.

Speaker 0: du hast ihn begleitet, du hast ihm die meiste Ausbildung Vielleicht sogar mitfinanziert, du hast ihm Freiräume gegeben lassen machen kann.

Speaker 0: Du hast ihm Verantwortung übergeben.

Speaker 0: Du siehst da drin wirklich auch vielleicht den Nachfolge für dich selbst und eines Tages sitzt damit betröppelt im Gesicht bei dir im Büro und meint ich wechsel in die Industrie bekomme ich mehr Geld habe geregelte Zeiten und vielleicht sogar sagt er nicht.

Speaker 0: aber manchmal schwingt sowas einfach mit ein organisierteres Unternehmen.

Speaker 0: ein paar Tage später ist er weg und du stehst da bock.

Speaker 0: Man kann es manchmal den Leuten auch gar nicht wirklich übel nehmen, wenn jemand eine Familie plant dann zählt eben auch die Verlässlichkeit.

Speaker 0: Und ehrlich?

Speaker 0: Manchmal ist es so dass das in dem Unternehmen immer arbeitet vielleicht nicht gerade des obersten Gebotes oder dass sie Mitarbeiter nicht das Gefühl haben dass es komplett akzeptiert wird, wenn mal das Kind krank wird und ich einspringen muss oder wenn die Kita ausfällt.

Speaker 0: Oder wenn ich jetzt zum Beispiel Eltern habe, die ich pflegen muss, da ist nicht immer und nicht überall eine extrem hohe Akzeptanz dar.

Speaker 0: Zumindest empfinden das manche Mitarbeiter so.

Speaker 0: Und das bringt mich zu der Perspektive der Mitarbeiter.

Speaker 0: Die kommt in der heutigen Podcastfolge ein paar Mal vor.

Speaker 0: diese Perspektiven der Mitarbeiter Heute.

Speaker 0: gucken wir uns aber jetzt im ersten Schritt mal diesen Kollegen an, der mit Gipsbeinen im Krankenhaus liegt.

Speaker 0: Mountain Cut gefahren ist dabei wahrscheinlich sogar eine Motskau die hatte.

Speaker 0: Aber jetzt wo er am Krankenhaus legt unterstelle ich ihm mal hat er auch keine Freude daran Die Kollegen im Stich zu lassen weil er auch eher weiß und auch eher spürt Einige dieser Dinge die er hätte regeln können hat er nicht ordentlich geregelt.

Speaker 0: das heißt er weist auch dass was los ist mit der Großbaustelle in der Innenstadt und dass es Sonderteile beim Lieferanten gibt.

Speaker 0: Und das tut dem auch nicht unbedingt gut, also es geht nicht nur um dich oder für dich als Chef von einem Selbstschutz sondern es geht auch darum, dass die Mitarbeiter im Unternehmen ein stabiles sicheres Gefühl haben, dass das Unternehmen gut organisiert ist.

Speaker 0: Diese diese Hundertvierzicht tausend Euro, von denen ich vorher gesprochen habe, das ist keine Ausnahme.

Speaker 0: Ich erklär's mal ein klein bisschen, es gibt nämlich ein paar Erklärungsansätze.

Speaker 0: Diese hundred forty-thausend Euro passieren höfstwahrscheinlich allen zu hören in den nächsten Jahren denn ein Drittel der Handwerksgesellen und Meister ist über fünfzig Jahre unter den nächsten Zeit altersbedingt in Rente gehen!

Speaker 0: Ein Drittel!

Speaker 0: Und diese hundred forty tausend Euro die kommen von Einarbeitungszeit neuer, der Nachfolger.

Speaker 0: Produktivität einbußen Fehler aus fehlenden Erfahrungen, weil das was der Geselle schon vor zwanzig Jahren falsch gemacht hat macht heute nicht mehr falsch und neue machen es vielleicht falsch.

Speaker 0: Und wenn man das alles mal so zusammenzählt was in deinem Unternehmen von dir jetzt zuhörer schon da ist oder was aufs Handwerk allgemein zukommt dann ist das mit diesem Wissen keine Kleinigkeit mehr sondern es ist wirklich was des gesamten handwerklich extrem wichtiges ist.

Speaker 0: Auch deswegen mache ich dir heutige Podcast-Folge, weil Wissensmanagement ist kein nice to have oder kein könnte man mal machen.

Speaker 0: Oder wollen wir uns ein bisschen besser aufstellen?

Speaker 0: Sondern ein ziemlich elementares Ding wenn man es mit diesen hundert und zwanzig tausend Euro koppelt und sich überlegt wie viel Stress das in den nächsten Jahren verursachen wird, wenn die Mitarbeiter einfach sukzessive gehen oder andersrum.

Speaker 0: Was man heute schon tun kann haben ja noch ein bisschen Zeit damit dass gar nicht so schlimm wird.

Speaker 0: Und dann dazu aber erstmal noch mal eine Betrachtungsweise.

Speaker 0: Das ist so ein bisschen wie man merkt es ja auch erst, wenn man krank ist, weil auf einmal Dinge nicht mehr gehen, Beweglichkeit oder sonst was und so ist es bei Mitarbeitern auch.

Speaker 0: Man merkt erst, was fehlt, wenn der eben weg ist.

Speaker 0: Solange die Mitarbeiter da sind und tun, was sie wollen mit den langjährigen Kunden gesellschaftlichen Austausch pflegen, vielleicht auch mal am Feierabend mit irgendjemandem ein Bier trinken gehen oder beim Großhändler oder bei der Messe in einem Vertriebsaußendienst-Witzchen erzählt.

Speaker 0: Denn all das sind auch Themen die langjährige Mitarbeiter eben haben.

Speaker 0: Das ist dieses implizite Wissen.

Speaker 0: Da ruft der Kunde an, der für vielleicht siebzig Prozent deiner aktuellen Bedeckschaften Idiot ist.

Speaker 0: aber der eine Mitarbeiter, der heute nicht da ist.

Speaker 0: Der kann voll gut mit ihm, aber er ist ja heut'nicht da.

Speaker 0: Schwuppte Wupp!

Speaker 0: Mega Problem weil oben jemand muss mit diesem Kunden umgehen oder mit diesem Architekten oder mit diesen Baujahren oder mit dem Superunternehmen oder was auch immer.

Speaker 0: Das heißt es mir legen uns gut... wir liegen gut damit wenn wir uns Gedanken machen wie man dann damit besser umgehen können wie wir damit umgehen könnten wenn ein Mitarbeiter fehlt.

Speaker 0: das is eben NICHT.

Speaker 0: Das kannst du jetzt, das Zuhörer schon mal dick rot und streichend als zumindest gedanklich.

Speaker 0: Wir können dafür sorgen dass sie vielen Rollen im Unternehmen nicht an einzelnen Personen hängen sondern lassen wir uns ein bisschen mehr Richtung den Rollen orientieren.

Speaker 0: wenn ich in mir dabei dann diese Rolle habe was sollte der tun?

Speaker 0: Was weiß er?

Speaker 0: Was macht er?

Speaker 0: Und was macht er nicht?

Speaker 0: Welche Kompetenzen hat er?

Speaker 0: Es gibt aber auch, wenn wir uns das genau anschauen eine psychologische Hürde, stelle einfach jetzt mal einen Mitarbeiter in deinem Unternehmen vor der schon ein bisschen älter ist.

Speaker 0: Der auch gerne sein mit seinem Wissen auf der einen Seite ein bisschen prallt oder sehr Lösungskompetenz.

Speaker 0: Auf der anderen Seite sicher aber schwer tut andere Mitarbeiter einzulernen.

Speaker 0: Denn so ein Wissen ist auch eine gewisse Machtposition.

Speaker 0: Es haben gewisse Status und es gibt einigen einfach auch eine Gewissesicherheit.

Speaker 0: Ja, was wollen die denn ohne mich?

Speaker 0: Ohne mich läuft der Laden ja nicht.

Speaker 0: Ich weiß es doch wie's hier funktioniert.

Speaker 0: in meinen Netzwerk und meine Kundenbeziehungen, die ihr habt Sorgen dafür dass wir regelmäßig neue Aufträge bekommen oder die Aufträge schnell produktiv effizient abwinken können weil ich einfach weiß wie es läuft und ich weiß wen ich anrufen muss wenn ich ein Problem habe.

Speaker 0: Wer also alles weiß ist scheinbar unersetzbar Und genau das wollen viele Mitarbeiter eben sich erhalten.

Speaker 0: Wenn du jetzt kommen würdest und sagst, hey ich hab da eine gute Idee.

Speaker 0: Schreib doch einfach mal alles auf was du weißt hier hast du ein digitales Blatt Papier oder erzählt auch alles hier unseren KI Sprachassistenten und zum Plot oder sonst so irgendwas Dann macht der sich gedanklich innerlich ja gerade überflüssig Und kein Wunder dass das ausgebremst wird.

Speaker 0: Das ist an der Stelle wichtig für später im Podcast nämlich die Maßnahmenpaket bei der Maßnahme drei können wir genau diese Psychologie uns angucken und transformieren, also umdrehen in etwas Positives.

Speaker 0: Und dann macht der Mitarbeiter vielleicht sogar extrem gern mit!

Speaker 0: Wenn wir jetzt die Mitarbeiteperspektive hatten, dann wechseln wir mal wieder kurz rüber zu das Chefperspektive.

Speaker 0: Natürlich hat man eine Dauersorge wenn man weiß dass ein oder andere Thema hier im Unternehmen, der eine oder andere Umsatz des einen oder anderen Spezialgebietes hängt nun einmal an ein, zwei oder drei Seiten in Fäden.

Speaker 0: Ja man hat es wie ich's vorgesagt hatte Jahre in die Ausbildung gesteckt.

Speaker 0: Man macht jemand zum Meister und weiß zeitgleich dass er eben morgen auch gehen kann.

Speaker 0: Und das ist tatsächlich etwas zu mögen wenn man weiß Ich baue mir diese Abhängigkeit ja auch von einzelnen Köpfen also abhängig von einzelne Köpfe ja auch stückweit auf.

Speaker 0: Deswegen Ein weiterer Grund für die heutige Podcast Folge müssen wir uns drum kümmern dass dieses Risiko sinkt dass wenn einer geht, der eben geht aber mir gute andere Prozesse am Start haben.

Speaker 0: Dass er zwar geht, aber das Wissen bleibt die Gewohnheiten bleiben und die Kompetenzen bleiben.

Speaker 0: was manche dann im ersten Augenblick in Kopf kommt ist ja ich kenne auch da einen Coach oder ich war doch da auf dem Seminar oder ich habe es doch irgendwo mal schon aufgeschnappt.

Speaker 0: Ich brauche ein Organikramm, ein Organisations Handbuch und ein Prozessleid verhandeln.

Speaker 0: Wir haben bei MemoMeister, der eine oder andere von euch weiß ja, dass ich Memo Meister Gründer bin.

Speaker 0: Wir haben vor ein paar Jahren eine ISO- Tusen-Eins-Zertifizierung gemacht.

Speaker 0: Haben wir bis heute.

Speaker 0: Lass mal regelmäßig Redezertifisieren und der Auditor damals hat dann uns verschiedene Sachen angeschaut und muss ehrlicherweise sagen es war an einer oder anderen Stelle für mich ein bisschen zäh, langweilig um nicht das Wort langweillig bemühen zu müssen.

Speaker 0: aber als er dann Memo-Meister gesehen hat und verstanden hat, was wir mit unserem Tool machen.

Speaker 0: Er sagte hey das ist ja total geil!

Speaker 0: Das heißt die Handwerker haben nicht irgendwo im digitalen Waders versumpftes Organikram und Prozesshandbuch sondern sie können ihre Prozesse diese gestaltet haben ja live jeden Tag leben.

Speaker 0: Und ich sag das ist schon total cool war dann auch zum Zeitpunkt euphorisiert und fand es mega weil das ist eine total geile Perspektive.

Speaker 0: Leider aber gibt's noch ein paar Hürden.

Speaker 0: Und die erste Hürde, die man hat ist auch wenn man es in Memo-Meister macht und auch wenn wir da drin dokumentiert... Es ist einfach so.

Speaker 0: das ist ein trockenes Thema.

Speaker 0: für vieles war es ja oder ist es ja für mich auch?

Speaker 0: Wenn ich anfange solche Handbücher oder solche Inhalte aufzuschreiben und zu gestalten dass sie dann schon veraltet sind noch bevor sie fertig geschrieben sind weil sie eben nicht nur Definiert gehören, sondern weil sie im Alltag gelebt werden müssen.

Speaker 0: Jetzt kommen wir zu einem meiner Lieblingsthemen im Podcast nämlich durch und über die Psychologie von Gewohnheiten.

Speaker 0: Das gilt aber genauso auch in Egal welchem Tool Ob du das jetzt mit OneNote speicherst In Notion speicherst oder Google Drive Speicherst Nur weil es aufgeschrieben ist und weil es irgendwie sich schlau anhört.

Speaker 0: Es ist halt noch nicht im Alltag.

Speaker 0: Sondern viele machen Im impliziten Wissen die Dinge auf der Hinterbühne irgendwie, wie sie es halt gerade machen wollen.

Speaker 0: Uns funktioniert ja bis er eben auffällig wird weil er nicht mehr da ist.

Speaker 0: Es gibt dann die zweite Hürde manche Unternehmen, die dann hingehen und sagen Ja das ist ja nicht so schlimm Dann mache ich einfach wenn ein neuer Mitarbeiter kommt eine schöne Burgabe vielleicht dann weiß ich sogar wochenlang.

Speaker 0: Aber ganz ehrlich Wenn ein Mitarbeiter vierzig Jahre lang in einem Gewerke arbeitet und dann geht Da kann ich nicht in einen Monat dem seinen ganzen Lebensroman zusammenfassen in drei Sätze, das ist immer nur bruchstückhaft.

Speaker 0: Und ich habe es gerade schon erwähnt.

Speaker 0: die dritte Hürde aber nicht so mal ausformuliert ist dass dieses Bauchgefühl der Altgesellheit als Beispiel der hört dass die Maschine irgendwie komisch ist noch bevor sie ausfällt.

Speaker 0: Der weiß der Kunde oder des Projekts entwickelt sich gerade seltsam.

Speaker 0: und er weiß er muss jetzt nochmal In einen anrufen oder den Kollegen XY nochmal fragen, weil er sein Gefühl hat im Urin hat.

Speaker 0: Das kann man nicht in die Checkliste pressen!

Speaker 0: Das ist eine Tatsache das es über Jahrzehnte lange eingeübt.

Speaker 0: der Wahrnehmung als Konsequenz.

Speaker 0: Wir können das Wissen nicht in Handbücher packen wir können's nicht aus dem Kopf rausziehen brauchen ein anderen Ansatz.

Speaker 0: wir brauchen was was im Alltag mitläuft.

Speaker 0: Das ist ein bisschen wie im Schatten, neben dem Altgesellen auf der Baustelle.

Speaker 0: Wir brauchen keinen, der hier jetzt hin noch einen Aktenstudio macht oder nochmal die Schulbranke drückt, wir brauchen ein anderes Konzept.

Speaker 0: und um das andere Konzept ein bisschen herzuleiten habe ich eine kleine Geschichte.

Speaker 0: Es gibt im Handwerk Magazin eine ziemlich coole Story von der Brauerei Heller, die brauen in Köln Bier genau sein Kölsch.

Speaker 0: Von dem Bier kann man halten, was man will.

Speaker 0: Ich mag's zum Beispiel nicht so sehr aber die haben ein Braumeister und dieser Braumeiste der braut nach ja Bauchgefühl Der taucht weiß ich mit Vertrieben Sinn den Finger in die Meische schmeckt kurz und schaut dann an die Decke.

Speaker 0: ÖH da muss noch einen Sack Hopfen rein oder wie auch immer er das macht.

Speaker 0: Das ist auf jeden Fall implizites Wissen Alive und in Farbe.

Speaker 0: Und logischerweise hat in dieser kleinen Brauerei die Geschäftsführerin ein Problem Weil wenn dieser Kollege ausfällt oder in Rente geht, dann wird das Bier bestimmt nachher... Oder vielleicht gibt es sogar die Wahrscheinlichkeit dass es nachher besser schmeckt wobei bei Kölsch weiß man nicht.

Speaker 0: Aber Es ist so, dass sie natürlich ein Problem hat weil sie möchte ihr hatten den Prozess unabhängig von der Person haben.

Speaker 0: und Natürlich wie ich vorher gesagt hatte kann ich hingehen zu einem Braumaas in Sankom.

Speaker 0: Sag mal Wie tief muss denn Finger an die Meiste stecken?

Speaker 0: Und wann erkennst du da noch was fehlt?

Speaker 0: Das kriegt man schlechthin, weil es ja intuitiv ist.

Speaker 0: Sie hat dann andere Dinge gemacht und hat einfach alles drumherum angeschaut.

Speaker 0: Die hat geguckt wie viel Wasser verbraucht, die hat dann geguckt, wie viel Verbraucht hat der?

Speaker 0: Und hat dann daraus also um den Randbedingungen heraus Prozesse analysiert, Wasserzäler eingebaut, Spülzeiten eingebauert, den ganzen Themen einfach angeschauen und da damit hinbekommen dass so Stück für Stück Diesen Braumeister gesellen an die Seite gestellt werden konnten, die dann Dinge abnehmen.

Speaker 0: Und dann bin ich immer sicher hat sie auch was gemacht.

Speaker 0: das gleiche Maßnahmenkatalog noch kommt.

Speaker 0: Die Essenz von dieser kleinen Kölschgeschichte ist prügels nicht aus den Jungs raus sondern schaffverlässliche Gewohnheiten im Betrieb denn und sorgte für dass alle im Unternehmen sich diese Gewohnheit sehen, diese Gewohnheiten wahrnehmen Sie ja.

Speaker 0: in diesen Gewohnigkeiten halten Blättern die quasi, durchdringen sie die ganze Organisation.

Speaker 0: Gewohnheiten ist nicht nur was das ich als Mensch selber habe sondern gewohnhalten ist auch etwas was eine Organisation eine Belegschaft haben kann und spricht da nicht von hey wir müssen deinen Prozess aufschreiben und kopieren.

Speaker 0: Sondern schaut ihr die perspektive Gewohnheit nannt.

Speaker 0: es ist nämlich für die Mitarbeiter mit Abstand die bessere Perspektive übertragen wird.

Speaker 0: jetzt mal kurz auf die Bauimpulse und vielleicht auf eure Baustellen.

Speaker 0: Es gibt einfach die Obomonteure, die instinktiv etwas spüren wenn es ein Projekt kippt.

Speaker 0: Oder wenn sie instinktspüren dass man da jetzt vielleicht doch nochmal eine Sonderschicht einsetzen muss.

Speaker 0: Diese Intuition kann man ganz ganz schwer oder bis gar nicht aufschreiben.

Speaker 0: das ist ein bisschen wie beim Pro-Meistergrad.

Speaker 0: aber man kann Routinen bauen!

Speaker 0: Man kann die Erfahrung Schritt für Schritt sichtbar machen und man kann – was ich vorhin schon gesagt habe – die Sachen unabhängiger von den Personen machen diese ausführen.

Speaker 0: Komm jetzt zu diesen sagenumwobenen fünf Maßnahmen, von denen ich schon die ganze Zeit spreche.

Speaker 0: Die sind angelehnt an den Fahrplan vom Fraunhofer Institut – Ich habe sie nur runtergebrochen aufs Handwerksunternehmen!

Speaker 0: Die erste Maßnahme Bau ein Wissensschatz meister im Unternehmen auf.

Speaker 0: Das ist eine klare Rolle.

Speaker 0: Es ist nicht unbedingt ne klare Person sondern erst mal es ist ne klaren Rolle.

Speaker 0: das kann nachher ausgeführt werden von dem Chef von einem Bauleiter, deinem Partner oder einen Finanzbuchhalter wem auch immer.

Speaker 0: Aber definiere eine klare Rolle und bestücke die mit einer Person, die da versorgt, dass Wissen im Unternehmen bleibt – auch wenn Mitarbeiter gehen!

Speaker 0: Das ist so die oberste Grundaufgabe, den Wissenschafts-Schatzmeister.

Speaker 0: Dieser Wissenschaftsmeister hat unter anderem die Aufgabe maßnah mit zwei erfindet kritisches Wissen.

Speaker 0: Man kann nicht alles dokumentieren und man kann auch nicht alles wissen, aber man kann herausfinden was denn wirklich kritisch ist.

Speaker 0: Welcher Mitarbeiter ist der?

Speaker 0: Der wenn er weggeht alle komplett in Schwitzen bringt!

Speaker 0: Und was ist dann das, was der weiß, was für viele andere ein tierisches Problem darstellt, wenn sie keinen Zugriff mehr

Speaker 0: haben?!

Speaker 0: Und ganz wichtig an dieser Stelle sind die Netzwerkbeziehungen.

Speaker 0: diese Personen Beziehung zu Händlern bzw.

Speaker 0: zur Vertriebsaußensieds zu Subunternehmen zum Architekten, all das zählt natürlich auch als Wissen.

Speaker 0: Es sollten keine Schattenbeziehungen im Unternehmen existieren wo nur ein einzelner Mensch in Kontakt hat.

Speaker 0: Wenn du also als kleines Beispiel Mitarbeiter auf eine Vertriebsschulung vom Hersteller schickst dann schicke ihn nicht alleine schon und schick zwei andere Projektleiter dazu.

Speaker 0: die sollen diesen coolen Vertriebler auch kennenlernen der euch in den letzten zwei drei Jahren schon die eine oder andere Reklamation geholfen hat Karne aus dem Dreck gezogen hat.

Speaker 0: Also sorgte für das Netzwerkwissen nicht exklusiv bei einer Person im Unternehmen liegt, also Maßnahmen zwei findet kritisches Wissen.

Speaker 0: Maßnahmen drei macht aus den aktuellen Wissensträgern Mentoren.

Speaker 0: Ich habe es vorher gesagt jetzt ist die Auflösung der eine Kollege der dieses Wissen als Macht, als Status und als Sicherheit hat.

Speaker 0: Den kann man tatsächlich ganz cool meistens zumindest dazu bringen dieses Wissen herauszugeben, wenn man sein Status erhöht und sagt du bist jetzt der Mentor und du bist unser Spezialist für die ich nenne es immer ein einfaches Beispiel Kernloch Bohrmaschine.

Speaker 0: Jeder neue Mitarbeiter oder jeder da nicht weiß wie man damit umgeht.

Speaker 0: er darf zu dir ins Mentoring kommen und du zeigst den hat noch einen weiteren Vorteil dass wir diesen Mentor aussagen kann hey in der mentoren Rolle musst du weniger körperlich arbeiten.

Speaker 0: Du darfst in der Mentorenrolle die Leute durchaus für dich springen lassen, das ist ja dann wieder das Schöne wenn man ein bisschen älter ist und auch wieder Status hat.

Speaker 0: Wenn man das möchte kann der Kollege einfach sagen als Mentor bist du ein quasi kleiner Yoda für dieses Unternehmen.

Speaker 0: Dann ist es für den kein Verlust mehr sondern ein kleiner Aufstieg.

Speaker 0: Die Maßnahme Nummer vier anstatt jetzt einen neuen Mitarbeiter oder einen Mitarbeiter, der das Wissen lernen soll es jemand hat.

Speaker 0: ihn zu Mentos zu setzen und sagen du bringst das jetzt ihm in einer Stunde bei.

Speaker 0: lasst den mit dem Mentor mit laufen.

Speaker 0: Sag das Beste was man tun kann ist Du gehst mit dem jetzt die nächsten vier Baustellen wo wir die Kernloch Bohrmaschine hinstellen mit Und gehst mir den Mento mit.

Speaker 0: er erklärt dir wie's geht und nicht einmal oder zweimal sondern ein paar mal so dass es wirklich auch in die Situation kommt, wo man mal die Erfahrung braucht von dem jemand der das schon öfters gemacht hat.

Speaker 0: Motorbare Strategie und sowas kann der Wissensschatzmeister einfach auch entdecken und sagen Ha!

Speaker 0: Da gibt es Wissen, kritisches Wissen und wir haben Mitarbeiter, die das wissen, ich habe im nächsten Einsatz würden mir vorschlagen fährt der Kollege X mit dem Kollegen Y mit und er sieht es mal zwei drei viermal so zeigen bis der Mentor sagt jetzt hat er's drauf Und das führt mich zum Punkt Nummer fünf.

Speaker 0: Du könntest ja jetzt denken, ah, es ist eine echt tolle Rede in einer super Podcast-Folge.

Speaker 0: Klingt für mich aber total elfenbeinthor mäßig.

Speaker 0: wie soll ich denn das machen?

Speaker 0: Das sind große Denkfehler weil – und das weiß ich vorschlag diese Wissensicherung – das ist kein großes IT Projekt.

Speaker 0: du musst jetzt nicht das nächste größte Wikidia Welt aufbauen oder ein eLearning-Plattform fürs eigene Unternehmen auch bauen sondern dieser Wissenschaftsmeister sollte erstmal nur zwei Stunden im Monat Zeit bekommen, um sich da mal ein bisschen rein zu grufen.

Speaker 0: Um eine Gewohnheit in Unternehmen zu etablieren – das gibt einen, der kümmert sich drum und er redet mit den anderen drüber.

Speaker 0: Es ist sehr wichtig dass du es machst.

Speaker 0: also hast so diese Rolle definiert und die Rolle mit einer Person bestückt.

Speaker 0: Der kommt dann daher und sagt hey ihr Fotodot?

Speaker 0: Ihr eine Gewohnhalt hier?

Speaker 0: Hier vielleicht ein Erklärvideo oder vielleicht bauen wir mal im Unternehmen häufig gefragte Fragenliste auf oder vielleicht bauen wir das Onboarding von neuen Mitarbeitern ein bisschen besser auf.

Speaker 0: Das kann man auch so ein bisschen im TikTok-Style machen, oder Instagram Style also auch gerne mal einfach einen hochkant Video für eine Erklärung.

Speaker 0: Effekt von diesem zwei Stunden im Monatkonzept ist diese Rolle die ausgeführt wird.

Speaker 0: die macht dein Unternehmen Stück für Stück unabhängiger von Personen die die Rolle gerade ausführen.

Speaker 0: Und das ist was komplett anderes wie ein Prozess, sein Buch.

Speaker 0: Das am Ende noch keiner macht oder was komplett anders als ein Organikramm und die Leute einfach immer nur zu jemand anderem schauen der scheinbar mehr Verantwortung hat.

Speaker 0: Ich muss mich immer noch selbst kritisieren an dieser Stelle.

Speaker 0: Es ist immer noch eine tolle Podcast-Folge.

Speaker 0: Aber wie sollen wir es jetzt machen?

Speaker 0: Das klingt alles gut aber wie und wo setze ich sie ein?

Speaker 0: und an diesen Coaches und Berater haben die dann quasi sagen, ähnlich wie ich jetzt in den letzten ja zwanzig Minuten.

Speaker 0: Guck mal das ist dein Problem und so geht's!

Speaker 0: Ich bringe jetzt auch noch eine Lösung dazu, wie du das machen kannst ohne dass es auf Zetteln oder PDFs oder irgendwelchen Akten oder Letzterwerken verschwindet.

Speaker 0: Wir haben ja Memo-Meister gegründet und in Memo Meister habe ich immer wieder die Brücke zwischen Büro und Baustelle im Kopf Und ich habe auch schon Podcast-Volumen dazu gemacht und mache hier auch einmal im Monat ein Webinar dazu.

Speaker 0: An jeder der Memo-Meister schon mal angeschaut hat oder es benutzt, schaut euch auf jeden Fall die Möglichkeit an dort einen Mitarbeiterbereich aufzubauen!

Speaker 0: Es geht nicht nur um die Projektdokumentationen, die Rapportzeitel und die Pläne von der Baustelle sondern es geht auch darum dass ihr in eurem Unternehmen – in jeder holsten Tasche im Unternehmen – euer lebendes Prozess Handbruch habt.

Speaker 0: Mit Leben meine ich jetzt tatsächlich die Checkliste, die ich abhaken kann.

Speaker 0: Ich habe die Maschine geputzt oder ich habe mein Onboarding erledigt?

Speaker 0: Ich habe ein Foto gemacht von einem aufgeräumten Lager!

Speaker 0: Ich weiß wie es auf geräumte Lager aussieht weil ich kann es mal anschauen von letzter Woche.

Speaker 0: Das sind alles Themen Maßnahme vier vom Katalog, Maßnahme fünf vom Katalog.

Speaker 0: Der Mentor kann das benutzen und alles wirklich so einfach zu bedienen wie WhatsApp.

Speaker 0: ihr habt euer komplettes Wissen von einem kompletten Unternehmen in der Hosentasche dabei und jede neue Mitarbeiter, die dazu kommt, kann einfach dieses Onboarding machen.

Speaker 0: Der hat sofort Zugriff auf Fotos, auf Sprachmemos, Auf Protokolle, auf Infos wie man es macht.

Speaker 0: Noch mal unterstrichen!

Speaker 0: Dieses Wissen ist lebendig.

Speaker 0: Es ist durchsuchbar, es ist kommentierbar, abrufbar für jeden im Team und auch abrufsbar für den Kollegen der erst in zwei Jahren zu euch im Unternehmen kommt und das Wissen von den Mitarbeitern braucht, die heute da sind.

Speaker 0: Und genau!

Speaker 0: Das ist ja die Quintessenz dieser Podcast-Episode für diese Folge an dem Tag, an dem das Wissens in eurem Unternehmen nicht mehr in den Köpfen steckt sondern im Unternehmverankerltest in Form von Gewohnheiten.

Speaker 0: An diesem Tag wird euer Unternehmen unabhängig von einzelnen Personen.

Speaker 0: Geh nochmal kurz endlich... an.

Speaker 0: welchen Mitarbeiter haben welche Finger wo in der Meische und arbeiten, wonach?

Speaker 0: braucht Gefühl?

Speaker 0: Arbeiten so wie sie gerade denken das man arbeitet.

Speaker 0: Welches Wissen steckt nur in einzelnen Köpfen?

Speaker 0: macht daraus für euch im Unternehmen eine Routine.

Speaker 0: schickt die Folge gern an den ein oder anderen Kollegen im Unternehmen oder sagst oh das könnte mein Wissenschaftsmeister sein oder werden.

Speaker 0: vielleicht packt ihr schon morgen an.

Speaker 0: macht es gut.

Speaker 0: bleibt auf jeden Fall Macher wie bisher.

Speaker 0: euer Achim Tschüss!